Obtenez un meilleur rendement entrepreneurial grâce à la note de frais

La note de frais est un document clé dans les processus de gestion des dépenses. Elle est fondamentale pour réussir à faire des économies, optimiser les coûts et obtenir une communication plus souple entre les employés. Vous voulez savoir comment ? Nous vous l’expliquons dans cet article :

Le concept de note de frais désigne un document, au format papier ou numérique, utilisé par les employés d’une entreprise afin de notifier et de demander le remboursement de frais qu’ils ont engagés dans la réalisation de leur travail. Cette procédure, apparemment sans valeur, cache en réalité de nombreuses opportunités, à condition de savoir les exploiter.

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Une bonne gestion de la note de frais peut permettre d’économiser du temps et des coûts vis-à-vis des employés qui rapportent leurs frais, mais aussi du personnel administratif qui contrôle ces derniers et les gère. En outre, elle peut contribuer à un meilleur suivi et contrôle des coûts ainsi qu’à obtenir de plus amples informations pour une meilleure prise de décisions stratégiques.

Les bonnes pratiques pour tenir une note de frais

Les bonnes pratiques pour tenir une note de frais peuvent être résumées en trois points essentiels qui nous serviront à élaborer un document exempt d’erreurs et, surtout, à être efficaces. Le premier point consiste à définir une politique intègre et complète des dépenses et à en informer tous les employés. Il convient d’établir la forme correcte et concrète de justifier tous les frais, afin que, par la suite, l’employé puisse élaborer correctement la note, au moyen de manuels et d’un bon plan de communication. Le deuxième point essentiel est d’éviter la fraude interne, qui, concernant l’employé, peut être rapidement évitée grâce à l’utilisation d’un logiciel spécifique. Enfin, le troisième et dernier point consiste en l’automatisation des procédures.

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Utiliser le papier, que ce soit lors de la phase d’élaboration des notes de frais comme lors de leur contrôle et incorporation à la comptabilité, est une pratique source d’erreurs. En effet, les tâches manuelles peuvent toujours être accompagnées d’un oubli. Ainsi, pour élaborer une note de frais parfaite, il est utile d’utiliser un logiciel pour appareils mobiles automatisant la procédure. Certains de ces logiciels permettent, en prenant tout simplement un ticket en photo, d’identifier les données, de les classer, de détecter d’éventuels fraudes et écarts, voire même d’incorporer automatiquement les informations.

En outre, afin d’améliorer la gestion de la note de frais, il faut également tenir compte du fait qu’il est important de réviser les politiques en cas de doute, ne pas attendre le dernier moment pour préparer le document, conserver les documents justificatifs originaux et intégrer la gestion à d’autres systèmes.

La note de frais 3.0

Dans le contexte évolutif dans lequel nous vivons, nous devons bien avoir à l’esprit que les notes de frais 3.0, c’est-à-dire les notes de frais adaptées aux entreprises 3.0, ont déjà été mises en place. Il s’agit d’une procédure modernisée qui s’adapte au nouveau paradigme, visant à ne pas tomber dans l’obsolescence et à pouvoir apporter de la valeur à l’entreprise.  Ainsi, le terme note de frais 3.0 désigne la note de frais pour appareils mobiles – idéale pour les voyages –, souple, numérique, s’intégrant à diverses plates-formes et, surtout, favorisant une meilleure communication entre l’employé qui génère des dépenses et le superviseur.

Pour conclure, afin d’obtenir une bonne gestion de la note de frais, il est important d’intérioriser l’importance d’équilibrer et de relier entre elles l’approche de l’employé qui rapporte ses frais et celle de l’entreprise qui les contrôle et les valide pour que tout concorde. Un bon équilibre permettra une plus grande souplesse à l’employé qui voyage, génère des frais et rassemble les tickets, d’une part, et d’économiser davantage de temps et de papier à l’employé qui révise et contrôle les frais en fin de mois, d’autre part. Nous devons être pleinement conscients de l’importance du fait que cette procédure soit parfaite afin que l’entreprise prenne de bonnes décisions. Atteindre ces objectifs est sans aucun doute beaucoup plus facile et rapide dans des environnements automatisés, obtenus au moyen d’un logiciel spécifique de gestion et de contrôle des dépenses.

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