Signature électronique des documents

La signature électronique, comme la signature manuscrite, sert à authentifier des documents numériques. Avec le progrès technologique accéléré, les entreprises adoptent de plus en plus la signature électronique qui facilite davantage les processus administratifs et permet de gagner en temps et enargent.

Que ce qu’une signature électronique

C’est la signature des documents numérique. C’est l’équivalent d’une signature manuscrite sur un papier. A la place d’un geste personnel par un stylo dans une signature manuscrite, le signataire utilise un outil de signature et un certificat électronique.

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La signature électronique permet de garantir l’identité du signataire, la probité et la source du document.

Tous les types de fichiers pourraient être signés électroniquement (Word, PDF, xml, etc.) mais le PDF est le type de documents le plus utilisé. La loi française considère la signature numérique comme légale et engage le signataire de la même manière qu’une signature manuscrite.

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Au sein des entreprises, tous les documents pourraient être signés électroniquement : bon de commande, devis, contrat, bulletin de paie, note de frais, etc. la signature électronique permet de bénéficier d’une économie de papier et d’encre car plus besoin d’imprimer les documents.

Egalement, les entreprises peuvent économiser les frais d’envoi et gagner du temps, les documents sont transférables par email ou fax et sans se déplacer pour assister aux réunions de signature des documents.

Caractères d’un document signé électroniquement

Juridiquement parlant, la signature électronique engage el signataire au même titre que la signature manuscrite. Un document signé électroniquement est considéré comme :

Authentique : la signature apposée sur le document est bien celle du signataire.

Intègre : la signature électronique prouve que le document n’est pas modifié ou falsifié.

Engageant : le signataire ne peut pas renoncer à son engagement. Toutes les parties recevront une copie originale du document signé.

Confidentiel : le contenu de document signé électroniquement n’est transmis à aucune partie tierce ou cours du transfert ou de partage.

Pour qu’un document signé électroniquement soit accepté, la signature électronique doit être associée à un certificat numérique valide, c’est-à-dire délivré par une autorité connue qui confirme la véracité des informations y sont contenues.

La procédure la plus utilisée lors de la signature électronique des documents est d’utiliser des outils informatiques notamment un certificat numérique et un logiciel de signature électronique. Cela apporte un gain énorme en termes de temps et d’argent.

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